Wat zijn de verschillende soorten sjablonen voor offertedocumenten en wanneer worden ze gebruikt in SuperOffice CRM?
Bij het werken met offertes in SuperOffice CRM kun je verschillende soorten sjablonen genereren. Deze documenten en e-mail sjablonen vind je in Instellingen en onderhoud wanneer je naar Lijsten (1) gaat, en vervolgens naar Document - Sjabloon (2) en E-mail sjabloon (3).
- Quotation - Sjabloon voor offertedocument (geel gemarkeerd)
- Sjabloon voor offertedetails (paars gemarkeerd)
- Sjabloon voor opdrachtbevestigingen (roze gemarkeerd)
- E-mail sjabloon voor offerte en opdrachtbevestiging (oranje gemarkeerd)
Quotation –Sjabloon voor offertedocument
- De offerte is een combinatie van de tekst in het offertedocument en de offertedetails.
- Dit document wordt gegenereerd wanneer je op Klik om een offertedocument te maken (1) klikt, of wanneer je op Openen (2) klikt om een Offerte te maken en vervolgens op Klik om een offertedocument te maken (3) klikt.
- Het document wordt gegenereerd in een .doc of .docx formaat en kan worden bewerkt nadat het is aangemaakt. Het document wordt automatisch geopend en opgeslagen in het tabblad Activiteiten (1) onder de verkoop.
Sjabloon voor offertedetails
- De tekst van het offertedetails sjabloon wordt automatisch in het offertedocument geplaatst waar het merge field <<QuoteDetails>> is ingetypt. In onderstaand voorbeeld is het offertedetails deel groen gemarkeerd.
Let op!
1. Als het merge field <<QuoteDetails>> ontbreekt in het offertedocument, worden de offertedetails aan het einde van het document worden geplaatst.
2. Als documenten worden opgeslagen in Google Drive, worden merge fields niet ondersteund.
- Om dit document te genereren klik je op Verzenden (1) in het Offertescherm.
- Nadat je op Verzenden hebt geklikt, wordt het dialoogvenster geopend, waarin je kunt bepalen hoe je offerte eruit moet zien. In het veld Offerte-indeling bepaal je welk offertedetails sjabloon wordt ingevoegd in <<QuoteDetails>>.
- Dit document wordt in .pdf formaat aangemaakt en kan niet later worden bewerkt.
Sjabloon voor opdrachtbevestiging
- Om dit document aan te maken klik je op de Bestelling plaatsen (1) knop. Vervolgens verschijnt er een nieuw dialoogvenster waar je:
- Ofwel de optie Opdrachtbevestiging verzenden via e-mail (2) selecteert en op OK (3) klikt. Dit zal automatisch een e-mailvenster openen met als bijlage een opdrachtbevestigingsdocument.
- Of klik direct op OK (3). Dit zal een .pdf document genereren, welke toegankelijk zal zijn door op de Bevestiging weergeven knop te drukken.
- Ofwel de optie Opdrachtbevestiging verzenden via e-mail (2) selecteert en op OK (3) klikt. Dit zal automatisch een e-mailvenster openen met als bijlage een opdrachtbevestigingsdocument.
- Je kan niet het sjabloon voor de opdrachtbevestiging wijzigen bij het plaatsen van de opdracht. Deze wordt automatisch geselecteerd op basis van het verkoop type.
Welk type bevestigingssjabloon gebruikt moet worden bij het plaatsen van een opdracht kan ingesteld worden in Instellingen en onderhoud Lijsten in Verkoop – Type, Fasen, Offerte lijst. Wanneer je dubbelklikt op het verkooptype en het tabblad Offertestandaarden (1) opent, kan je onder Sjabloon voor opdrachtbevestiging (2) kiezen welk sjabloon gebruikt moet worden bij het plaatsen van een opdracht.
- Het opdrachtbevestigingsdocument wordt in .pdf formaat aangemaakt en kan na het plaatsen van de opdracht niet worden gewijzigd.
E-mail sjabloon voor offerte en opdrachtbevestiging
- Het e-mailsjabloon wordt gebruikt wanneer je op Verzenden (1) klikt.
- Nadat je op Verzenden hebt geklikt, selecteer je welk e-mailsjabloon gebruikt moet worden via de E-mailtekst (1) keuzelijst en klik vervolgens op OK (2) om het te verzenden.
- Het e-mailsjabloon voor de opdrachtbevestiging wordt gebruikt wanneer je op de Bestelling plaatsen (1) knop drukt.
- Na het drukken op de knop om de bestelling te plaatsen, vink je het vakje Opdrachtbevestiging verzenden via e-mail (1) aan en selecteer je welk opdrachtbevesting emailsjabloon gebruikt moet worden via de E-mailtekst (1) keuzelijst, en tevens in welke taal (3) deze moet zijn. Klik vervolgens op OK (4) om de e-mail met de opdrachtsbevestigingdocument te verzenden.
Meer informatie
FAQ: Hoe upload en gebruik ik documentsjablonen in SuperOffice CRM?
FAQ: Hoe kan ik een e-mail template maken en uploaden in SuperOffice?
Learning: Use Quote in Sales